Googleカレンダーで予約フォームを作ろう

はじめに

ウィンベル合同会社です。

突然ですが、予約システムがほしいと思ったことはありませんか？

電話やメールで申し込みを受けて、スケジュールを確認・調整して、受付確定の連絡をして……。相談の予約は手間がかかりますよね。

その面倒な作業、Googleカレンダーで解決できるんです。しかも、無料で。

今回は、Googleカレンダーを使って予約フォームを作る方法をご紹介します。

ぜひ業務効率化に役立ててください。

まずはGoogleカレンダーを開きます

左上の作成ボタンの「▼」→「予約スケジュール」の順にクリックしてください。

画面が切り替わるので、左側のメニューから操作を行います。

予約フォームの設定をしていきましょう

予約フォームのタイトルを入力してください。

予約の長さ（=予約枠の時間）を設定してください。

受付時間を設定してください。

※この場合、「午後5時に終了する（午後4時〜午後5時まで）枠」です。「午後5時〜午後6時」の枠ではないのでご注意ください。

カレンダー側に、設定した枠が表示されます。

お昼休みなど対応ができない時間帯が決まっている場合、各曜日の「+」をクリックすると同一曜日の中に受付の枠を複数作ることができます。

受付期間の設定をしましょう

予約受付期間は「今すぐ利用可能にする」のままでOKです。

予約の受付開始日は「何日先までの予約が取れるか」です。

下の画像の設定だと60日先の日付まで予約可能な状態です。

予約の受付終了時間は「いつまで予約可能か」です。

画像の設定だと4時間前まで予約を受け付けている状態で、直前に予定が入ると困る場合は適宜修正しましょう。

これで大枠は完成ですが、このままだと予定と予定の間に時間がなく、連続して予約を入れられてしまう状態です。

相談の前には準備等やることが多いので、間髪入れず相談がはいらないように設定をしていきます。

予約済みの予定の設定

「準備時間」にチェックをいれると、予定と予定の間に設定した時間の余白ができます（画像の場合30分空きます）。

「1日あたりの予約件数の上限」にチェックをいれることで、一日に何件まで予約できるかを設定することもできます（画像では最大4枠まで予約受付の状態です）。

「ゲストは他のユーザーを招待できます」にチェックを入れると、予約する人が同僚など第三者のカレンダーにも予約を共有できるようになります。

カレンダー

予約フォームをどのカレンダーと同期させるかを選択することができます。（無料のGoogleアカウントの場合は選択できないので、このままでOKです。）

場所と会議

予約の際、デフォルトでオンライン・電話・対面なのかを設定することができます。

オンラインを選択するとGoogleMeetのリンクが自動で生成されます。

相談方法が未確定の場合は「なし/後で指定」を選択しておきましょう。

説明

「予約受付画面」と「確認メール」に表示される文言を設定できます。

予約フォーム

予約時に入力する情報を設定することができます。

これで予約フォームの設定は完了です。「保存」をクリックしましょう。

予約画面を確認しましょう

「保存」をクリックするとポップアップが表示されます。

実際の画面を確認し、意図した通りの内容になっていれば完成です。

画面右上の「共有」からURLをコピーして、顧客に共有しましょう。

予約フォームを修正したい場合

Googleカレンダーの左側で作成した予約フォーム横の「︙」をクリックしてください。

展開された中から「編集」をクリックすると編集画面に変わるので、適宜編集してください。

おわりに

Googleカレンダーの予約フォームは、デザインの自由度こそ高くありませんが、必要な機能をシンプルに揃えているのが特徴です。

外部の有料システムを契約しなくても、基本的な予約管理はこれで十分という方も多いでしょう。

小規模ビジネスや個人事業主にとっては、特にありがたい機能です。

設定も比較的簡単なので、ぜひ使ってみてください。

ウィンベルのITサポートのご案内

この記事を読んで「あ、設定とかわからないからこのままでいいや」と思ったあなた！

ぜひウィンベル合同会社の「ITサポートサービス」をご利用ください。

パソコンに関するトラブル解決はアウトソーシングして、ビジネスに集中しましょう！